Oak Bay, BC

Advisory Planning Commission

Council Meeting

Board of Variance

The Oak Bay Board of Variance meeting scheduled for September 29, 2026, at 10:00 AM has been cancelled, as announced by Director of Corporate Services Crystal Anderson. No other business or discussions will take place at this time.

Parks, Recreation, and Culture Committee

Council Meeting

Heritage Commission

Council Meeting

Advisory Design Panel

Committee of the Whole

Advisory Planning Commission

Council Meeting

Board of Variance

Heritage Commission

The Heritage Commission will meet to discuss its 2026-2027 Work Plan as approved by Council. The agenda also includes a webinar on Indigenous intangible heritage and updates from staff and Council liaisons.

• Discussion of 2026-2027 Heritage Commission Work Plan
• Review of BC Heritage webinar: 'Living Threads: Practical Ways to Engage with Indigenous Intangible Heritage'
• Approval of July 8, 2026 meeting minutes

Council Meeting (Closed)

This is a procedural agenda for a closed (in-camera) Council meeting. The only substantive item is a motion to close the meeting to the public under the Community Charter to discuss labour relations, solicitor-client privileged advice, and confidential negotiations with a First Nation. No decisions or public discussions are listed.

• Motion to close meeting under Community Charter Section 90(1)(c), 90(1)(i), and 90(2)(b)(iii)
• Closed discussion topics: labour/employee relations, solicitor-client advice, and negotiations with a First Nation
• Approval of the agenda
• Motion to adjourn

Advisory Design Panel

The Advisory Design Panel will evaluate design applications for properties at 2999 Beach Drive, 2851 Foul Bay Road, and 2465 Chiltern Place. The panel will provide recommendations to Council regarding the approval, conditional approval, or denial of these projects.

• 2999 Beach Drive: Siting of a pergola, sauna, outdoor shower, and hot tub on an existing second-storey deck
• 2851 Foul Bay Road: Commercial mixed-use development permit application
• 2465 Chiltern Place: Uplands siting and design application

Council Meeting

This is the agenda for the Oak Bay Council meeting on September 8, 2026. The council will approve the agenda, adopt minutes from previous meetings, hear mayor's remarks, and take public comments. The agenda lists council priorities for 2022-26, including housing, livability, transportation, climate change, accessibility, and truth and reconciliation, but no specific decisions or proposals are detailed in this portion of the agenda.

• Approval of agenda for September 8, 2026 Regular Council Meeting
• Adoption of minutes from Special Council Meeting July 20, 2026
• Adoption of minutes from Regular Council Meeting July 27, 2026 at 6:00 PM (closed)
• Adoption of minutes from Regular Council Meeting July 27, 2026 at 7:00 PM
• Public comment and question period

Notice of Time Council Meeting (Closed)

This notice announces a time change for a closed Council meeting scheduled for Tuesday, September 8, 2026, which will now begin at 5:30 PM. The agenda contains only this procedural notice and no substantive items for discussion or decision.

• Closed Council meeting time changed to 5:30 PM on September 8, 2026

Board of Variance

The July 28, 2026, meeting of the Board of Variance has been cancelled. No decisions or discussions will take place.

Notice of Time Change Council Meeting (Closed)

Council Meeting (Closed)

The Council is meeting to discuss a closed item regarding labour or employee relations. The meeting is scheduled to be closed in accordance with Section 90(1)(c) of the Community Charter.

• Discussion of labour relations or other employee relations under Community Charter Section 90(1)(c)

Council Meeting

Council will review several land-use permits and zoning amendments, including a proposal for municipal offices at 1538 Monterey Avenue. The body is also deciding on a series of bylaws related to blasting and rock breaking regulations.

• Temporary Use Permit for 1538 Monterey Avenue for municipal offices and police/fire training
• Zoning Bylaw Amendment for 2630 Margate Avenue
• Zoning Bylaw Amendment for 310 King George Terrace
• Adoption of Blasting and Rock Breaking Bylaw No. 4958, 2026
• Development Variance Permit for 2088 Hampshire Lane

Notice of Special Council Meeting

The council will consider the 2027 Financial Planning Guidelines. It will review the Heritage Commission’s 2025 Annual Report and the 2026‑2027 Work Plan. Council members will receive engagement results and proposed options for updating home‑based business regulations under Council Priority Project #98. An amendment application for the Heritage Revitalization Agreement at 1587 York Place will also be considered.

• 2027 Financial Planning Guidelines
• Heritage Commission 2025 Annual Report and 2026/2027 Work Plan
• Council Priority Project #98 – Update to Home‑Based Business Regulations (engagement results and proposed options)
• 1587 York Place: Heritage Revitalization Agreement Amendment Application (HRA00017)

Special Council Meeting

The Special Council meeting will approve the agenda and hear the mayor's remarks. Council will vote to direct staff to develop the 2027‑2031 Financial Plan using the 2027 Financial Planning Guidelines, which include a baseline 3% inflation increase. The council will also receive the Heritage Commission 2025 Annual Report, amend its work plan to drop plaque funding, and approve updates to home‑based business regulations with specific limits and a waived public hearing. Finally, an amendment bylaw (No. 4975, 2026) for the 1587 York Place heritage revitalization agreement will be adopted.

• Direct staff to prepare the 2027‑2031 Financial Plan per the 2027 Financial Planning Guidelines (3% inflation baseline) – recommendation by Jennifer Lockhart, Director of Finance.
• Receive the 2025 Heritage Commission Annual Report and amend the work plan to remove funding for heritage plaques – recommendation by Andre Boel, Director of Community Building and Planning.
• Approve home‑based business regulation changes: reduce Type 3 customer limit from 7 to 4, change hours to 9 am‑5 pm, ban Sundays/holidays, limit Type 2 and 3 to infill housing, and waive the public hearing – recommendation by Colin Brown, Senior Planner – Housing Policy.
• Adopt Amendment Bylaw No. 4975 (2026) for the 1587 York Place/1562 Prospect Heritage Revitalization Agreement.
• Report pending items from the July 20 Committee of the Whole meeting (First Trimester Report, Emergency Program Update, CPP#78 outcomes, Correspondence Management Policy updates).

Committee of the Whole

The Committee of the Whole will approve the agenda and adopt minutes from the June 15 meeting. It will consider delegations on a Community Green Map partnership and the Heritage Foundation's draft constitution and bylaws. The committee will receive the 2026 First Trimester financial report, an Emergency Program update with a community preparedness survey, and a report on optimizing development processes. New business includes presentations from respondents to the Oak Bay Marina request for expressions of interest, with recommendations to forward these items to a Special Council meeting for ratification.

• Community Green Map partnership proposal
• Heritage Foundation draft constitution and bylaws
• 2026 First Trimester Report for period ending April 30, 2026
• Oak Bay Emergency Program Update and Community Preparedness Survey
• Oak Bay Marina Request for Expressions of Interest respondent presentations

Advisory Planning Commission

The Advisory Planning Commission is reviewing a request for a site-specific zoning amendment to allow a new three-level dwelling and elevated patio. The proposal aims to protect a municipal Atlas cedar tree by positioning the house further back on the sloping lot. Staff recommend the application as it maintains the residential character of the neighborhood.

• Zoning Bylaw Amendment (ZON00071) for 2630 Margate Avenue
• $3,000 application fee paid by applicant

Advisory Design Panel

La réunion du Comité consultatif de conception prévue pour le 14 juillet 2026 a été annulée.

Notice of Time Change Council Meeting (Closed)

Le Conseil d'Oak Bay tiendra une réunion à huis clos le lundi 13 juillet 2026. La réunion commencera à 17h30, comme indiqué dans l'avis. Aucun point de l'ordre du jour n'est répertorié.

Council Meeting

Le Conseil examinera la première, deuxième, troisième lecture et l'adoption d'un amendement de zonage pour le 2579 Cadboro Bay Road. Une proposition distincte pour un amendement du PCO (Plan officiel de communauté) et de zonage au 2090 Cadboro Bay Road est recommandée pour être renvoyée au personnel avec des conditions sur le stationnement, la conception et le logement abordable. Le Conseil nommera également un nouveau directeur financier et votera sur plusieurs permis de dérogation d'aménagement ainsi qu'un amendement à une entente de revitalisation du patrimoine.

• Amendement au règlement de zonage (première, deuxième, troisième lecture, adoption) pour le 2579 Cadboro Bay Road
• Renvoi au personnel de l'amendement du PCO et de zonage pour le 2090 Cadboro Bay Road avec conditions
• Nomination de Jennifer Lockhart au poste de directeur financier, annulant la nomination par intérim
• Approbation de permis de dérogation d'aménagement pour le 3280 Uplands Road, le 3160 Exeter Road et le 1059 Roslyn Road
• Amendement à l'entente de revitalisation du patrimoine pour le 1587 York Place/1562 Prospect Place

Council Meeting (Closed)

Le Conseil se réunit pour discuter d'éléments nécessitant une session à huis clos en vertu de la Loi sur les collectivités (Community Charter). La réunion porte sur des informations relatives au personnel, les relations avec les employés, ainsi que l'acquisition ou la disposition de terres.

• Discussion d'informations personnelles concernant les agents, employés ou représentants municipaux
• Discussion des relations de travail ou avec les employés
• Discussion de l'acquisition, de la disposition ou de l'expropriation de terres

Heritage Commission

La Commission du patrimoine d'Oak Bay se réunira pour discuter d'un webinaire de BC Heritage sur les zones de conservation du patrimoine, recevoir les mises à jour des agents de liaison du personnel et du conseil, et approuver l'ordre du jour ainsi que le procès-verbal de la réunion précédente. Aucune décision formelle ni aucune audience publique n'est prévue ; la réunion est largement procédurale.

• Discussion du webinaire de BC Heritage : Zones de conservation du patrimoine en Colombie-Britannique
• Mises à jour des agents de liaison du personnel (aucune précision listée)
• Mises à jour des agents de liaison du conseil (aucune précision listée)
• Approbation de l'ordre du jour et adoption du procès-verbal du 3 juin 2026

Board of Variance

La réunion du Board of Variance prévue pour le 30 juin 2026 a été annulée. Aucun élément n'a été discuté ou décidé.

Council Meeting

Le conseil examinera un amendement à l'Accord de revitalisation du patrimoine pour la propriété située au 1587 York Place (également identifiée comme le 1562 Prospect Place). L'amendement est présenté sous la forme du Règlement n° 4975, 2026, modifiant le règlement original n° 4885, 2025. Le Conseil procédera à la première, deuxième et troisième lecture de l'amendement pendant la séance.

• Amendement à l'Accord de revitalisation du patrimoine pour le 1587 York Place/1562 Prospect Place (Règlement n° 4975, 2026)
• Demande d'expressions d'intérêt pour Oak Bay Marina – recommandation du Comité plénier
• Résolutions du Conseil en suspens et en attente – mise à jour du statut et directive de retrait des résolutions identifiées
• Mise à jour et examen des priorités du Conseil à la mi-année 2026 – rapport à recevoir
• Période de commentaires du public sur les éléments ne concernant pas l'utilisation des sols

Notice of Time Change Council Meeting (Closed)

Cet avis annonce que la réunion à huis clos du conseil du 22 juin 2026 débutera à 17h00 au lieu de l'heure prévue précédemment. L'ordre du jour ne contient que des informations procédurales ; aucun dossier public ou décision n'est répertorié.

Council Meeting (Closed)

Le conseil approuvera d'abord l'ordre du jour de la réunion ordinaire. Il passera ensuite à la clôture de la séance en vertu des articles 90(1)c), e) et k) de la Loi sur les collectivités, qui portent sur les relations de travail, l'acquisition de terrains et les négociations préliminaires de services. Enfin, le conseil votera la levée de la séance.

• Approbation de l'ordre du jour de la réunion ordinaire du conseil – 22 juin 2026
• Motion de clôture de la réunion en vertu des articles 90(1)c), e), k) de la Loi sur les collectivités
• Motion de levée de la séance

Advisory Planning Commission

La Commission consultative d'urbanisme fera une recommandation au Conseil concernant une demande de modification du Plan officiel de la communauté (OCP) et du Règlement de zonage pour le 2090 Cadboro Bay Road. La proposition permettrait un immeuble à usage mixte de cinq étages et 16 unités avec un rez-de-chaussée commercial, remplaçant une habitation unifamiliale existante. La réunion comprend également des points de procédure habituels.

• 2090 Cadboro Bay Road : Modification du Plan officiel de la communauté (OCP00012) et modification du Règlement de zonage (ZON00061) pour un immeuble à usage mixte de cinq étages et 16 unités avec espace commercial au rez-de-chaussée.
• Approbation de l'ordre du jour pour la réunion du 17 juin 2026.
• Adoption du procès-verbal de la réunion du 20 mai 2026.
• Mises à jour de la liaison entre le personnel et le Conseil.

Notice of Time Change Committee of the Whole

Il s'agit d'un avis de procédure indiquant que la réunion du Comité plénier prévue le 15 juin 2026 commencera désormais à 18h00. Aucun autre ordre du jour ou décision n'est inscrit à l'ordre du jour.

• Avis de changement d'heure pour la réunion du Comité plénier à 18h00 le 15 juin 2026

Special Council Meeting

Le Conseil d'Oak Bay examinera l'approbation du Plan de mise en œuvre de la stratégie de transport actif et de trois projets pour 2027 : Cedar Hill Cross Road Route 3 Phase 1 (100 000 $), Lansdowne Road Route 7 Phase 1 (25 000 $) et Henderson Road Route 8 Phase 1 (100 000 $). Le Conseil décidera également s'il participera à l'initiative « Beyond the Curb » du CRD en fournissant un site pour le dépôt de recyclage et approuvera le Plan directeur des parcs.

• Approuver Cedar Hill Cross Road ATS Route 3 Phase 1 (Gordon Head à Henderson) – 100 000 $
• Approuver Lansdowne Road ATS Route 7 Phase 1 (Beach Drive à Cadboro Bay Road) – 25 000 $
• Approuver Henderson Road ATS Route 8 Phase 1 (Foul Bay Road à Gordon Head Road) – 100 000 $
• Donner instruction au personnel de consulter la communauté sur Bowker Avenue ATS Route 2 et Central Oak Bay Corridor Route 4
• Participer à l'initiative « Beyond the Curb » du CRD et soumettre une demande de permis d'utilisation temporaire pour le parking de Cadboro Bay Road et Cranmore Road

Notice of Special Council Meeting

Cette réunion extraordinaire du Conseil examinera trois points : les projets de la Stratégette de mobilité active 2027, l'approbation du Plan directeur des parcs (Projet prioritaire du Conseil n° 14), et la participation d'Oak Bay à l'initiative « Beyond the Curb » du CRD. L'ordre du jour est préliminaire et des points supplémentaires pourraient être ajoutés avant la finalisation.

• Projets de la Stratégie de mobilité active 2027
• Approbation d'un projet du Conseil : Plan directeur des parcs (Projet prioritaire du Conseil n° 14)
• Initiative « Beyond the Curb » du CRD - Participation d'Oak Bay

Committee of the Whole

Le Comité plénier recevra un rapport et entendra les présentations des répondants à la Demande d'expressions d'intérêt (RFEOI) de la marina d'Oak Bay. Le rapport a été rédigé par Signe Bagh, directrice des initiatives stratégiques et des communications, en date du 15 juin 2026. Le reste de l'ordre du jour est procédural, incluant l'approbation de l'ordre du jour et l'adoption du procès-verbal précédent.

• Présentations des répondants à la RFEOI de la marina d'Oak Bay et rapport de la directrice des initiatives stratégiques Signe Bagh

Accessibility Advisory Committee

Le Comité consultatif sur l'accessibilité poursuivra les discussions sur la stratégie de mise en œuvre du Plan d'accessibilité ainsi que sur une proposition d'approche et de cadre d'accessibilité, tous deux reportés lors de la réunion précédente. Le comité pourrait transmettre ses commentaires au Conseil concernant ces documents, qui visent à améliorer l'accessibilité à Oak Bay.

• Recevoir des commentaires sur la stratégie de mise en œuvre du Plan d'accessibilité 2026–2030, incluant les mesures relatives à l'environnement physique, aux communications, aux pratiques des employés et à l'approvisionnement.
• Recevoir des commentaires sur la proposition d'approche et de cadre d'accessibilité pour guider les politiques et projets futurs.
• Le comité pourrait transmettre des recommandations au Conseil concernant l'embauche inclusive et un examen complet du stationnement accompagné de modifications réglementaires (provenant de la réunion précédente).

Advisory Design Panel

L'Advisory Design Panel se réunira pour examiner trois demandes de développement et fournir des recommandations au conseil d'Oak Bay. Les demandes comprennent un permis d'implantation et de conception Uplands pour une rénovation au 3160 Exeter Road, un permis de développement pour le 867 Transit Road, et un autre permis de développement pour le 2090 Cadboro Bay Road. Le comité peut recommander l'approbation, l'approbation avec conditions ou le refus. La réunion procédera également à l'adoption du procès-verbal de la réunion précédente.

• 3160 Exeter Road : Demande d'implantation et de conception Uplands pour une rénovation et un ajout mineur, avec une dérogation demandée pour le retrait de la limite latérale intérieure (différence de 2,13 m par rapport aux 4,3 m requis)
• 867 Transit Road : Demande de permis de développement (DP000067)
• 2090 Cadboro Bay Road : Demande de permis de développement (DP00061) présentée par l'urbaniste principale Julie Cooke
• Adoption du procès-verbal de l'Advisory Design Panel du 12 mai 2026
• Mises à jour de la liaison entre le personnel et le conseil

Council Meeting (Closed)

The Oak Bay Council will approve its agenda, then move to close the meeting under Community Charter Section 90(1)(c)(e)(g)(i). The closure covers labour relations, land acquisition, litigation, and solicitor‑client privileged advice. After the closed session, the council will adjourn.

• Approval of the June 8, 2026 regular council meeting agenda
• Motion to close the meeting under Community Charter Section 90(1)(c)(e)(g)(i)
• Adjournment of the council meeting